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Que el listado de existencias coincida con la contabilidad es una comprobación necesaria. Pero todavía quedan preguntas sobre lo que hay en el almacén, a quién pertenece y cuánto vale.
«El inventario está cuadrado. El importe del listado coincide con el balance».
Para un responsable financiero, llegar a ese punto puede representar muchas horas de trabajo: revisar referencias, investigar diferencias y conciliar el programa de almacén con la contabilidad.
Entonces llega el auditor y sigue preguntando.
¿Estas cajas contienen lo que indica la etiqueta? ¿De quién es la mercancía de esa zona? ¿Por qué hay productos que llevan tanto tiempo sin moverse? ¿Cómo se han registrado las entradas y salidas próximas al cierre?
Las preguntas tienen un motivo: dos registros pueden coincidir y compartir el mismo error.
Cuadrar es el principio
Imaginemos una distribuidora cuyo listado de existencias suma 800.000 euros. La contabilidad recoge exactamente ese importe.
La conciliación no presenta diferencias. Sin embargo, en una visita al almacén podrían aparecer situaciones como estas:
- Una referencia figura con cien unidades, pero solo se localizan ochenta.
- Hay productos deteriorados que siguen registrados por su coste original.
- Una zona contiene mercancía de un proveedor que todavía no pertenece a la empresa.
- Existen artículos propios depositados en las instalaciones de un operador logístico.
Son ejemplos ficticios, pero ilustran una idea sencilla: la coincidencia entre el listado y la contabilidad no responde por sí sola a todas las preguntas.
Cuadrar ayuda a comprobar la coherencia de los registros. Auditar exige contrastarlos con la realidad.
¿Qué hace el auditor en el recuento?
La NIA-ES 501 establece que, cuando las existencias son materiales, el auditor debe obtener evidencia sobre su realidad y estado mediante la asistencia al recuento físico, salvo que no sea factible, y procedimientos sobre los registros finales.
La asistencia comprende evaluar las instrucciones de la dirección, observar cómo se aplican, inspeccionar existencias y realizar pruebas de recuento. La inspección física ayuda a comprobar su realidad y estado, pero no acredita necesariamente su propiedad.
La empresa organiza y realiza su inventario. El auditor obtiene evidencia sobre él.
Por eso, durante la visita puede interesarle tanto una diferencia de unidades como la explicación de cómo se ha producido y resuelto.
Pensemos en un palé que cambia de ubicación durante el recuento. Aunque el personal conozca perfectamente el almacén, ese movimiento puede provocar que se cuente dos veces o que nadie lo incluya. Preguntar cómo se controlan esos traslados permite entender la fiabilidad del proceso.
La asistencia al recuento es una parte de la auditoría de existencias. La revisión se completa con otros procedimientos para cubrir aspectos como su valoración, los derechos de la empresa sobre ellas y la correcta imputación de las operaciones al ejercicio.
Una pregunta distinta para cada riesgo
Para comprender el trabajo del auditor, resulta útil separar cuestiones que en una conversación cotidiana solemos mezclar.
¿Existe? El registro describe cien unidades. Hay que contrastar esa información.
¿Falta algo por registrar? También puede haber mercancía en el almacén que no aparezca en el listado.
¿Pertenece a la empresa? La ubicación física y la propiedad no siempre coinciden.
¿En qué estado se encuentra? Un producto puede estar presente y haber perdido utilidad comercial.
¿Su importe sigue siendo recuperable? Un artículo almacenado desde hace años plantea preguntas diferentes a las de otro que se vende cada semana.
La respuesta a una de estas cuestiones no resuelve automáticamente las demás. Ver una caja permite avanzar en unas comprobaciones; conocer su contenido, documentación y posibilidades de venta requiere trabajo adicional.
El recuento tampoco termina al salir del almacén
Supongamos que se realiza el 28 de diciembre y las cuentas cierran el día 31. Durante esos tres días la empresa continúa comprando, vendiendo y trasladando mercancía.
Si el recuento se celebra en una fecha distinta de la de los estados financieros, la NIA-ES 501 exige comprobar el registro de las variaciones entre ambas fechas. También requiere contrastar que los registros finales reflejen los resultados reales del recuento.
Así se entiende por qué el auditor puede solicitar después documentación sobre movimientos o explicaciones de ajustes. La visita forma parte de un trabajo que conecta el almacén con las cifras de las cuentas anuales.
¿Cómo puede prepararse la empresa?
Una preparación útil empieza por anticipar las situaciones que pueden generar dudas:
- Comunicar instrucciones claras y asignar responsables.
- Ordenar las ubicaciones e identificar las referencias.
- Diferenciar mercancía propia, de terceros y pendiente de revisión.
- Controlar los movimientos durante el recuento.
- Conservar los resultados y explicar los ajustes posteriores.
Son medidas prácticas para que el proceso sea trazable. Un ajuste que hace desaparecer una diferencia resulta mucho más útil cuando queda documentado qué ocurrió y por qué se corrigió.
¿Cómo podría cambiar la inteligencia artificial esta revisión?
La IA abre posibilidades interesantes para combinar observación física y análisis de información. Su utilidad dependerá del producto, del entorno y de la calidad de los datos disponibles.
Podemos imaginar tres aplicaciones.
Apoyar el recuento mediante imágenes. Sistemas de visión artificial, combinados con cámaras o drones, podrían ayudar a identificar y contar determinados artículos. Su fiabilidad dependería de cuestiones como la visibilidad, la disposición del almacén o la semejanza entre referencias.
Señalar movimientos que merecen atención. El análisis de datos podría ayudar a localizar ajustes repetidos, operaciones inusuales o patrones próximos al cierre. Una alerta serviría para orientar las comprobaciones; necesitaría investigación antes de extraer conclusiones.
Identificar posibles problemas de obsolescencia. Cruzar antigüedad, rotación y ventas posteriores podría facilitar la selección de artículos sobre los que preguntar. La ausencia de movimientos sería una señal para revisar, no una prueba automática de deterioro.
Conviene distinguir estas aplicaciones: una cámara recoge imágenes y una herramienta analítica puede detectar excepciones sin utilizar necesariamente IA.
Además, aparecerían nuevas preguntas: ¿quedaron zonas fuera de la imagen? ¿El sistema contó dos veces los mismos productos? ¿El fichero analizado incluye todas las referencias?
El IAASB dispone de material orientativo sobre documentación al emplear herramientas automatizadas. También está desarrollando la revisión de las normas internacionales sobre evidencia relativa a existencias y confirmaciones para considerar, entre otros aspectos, el uso de tecnología. Ese proyecto no equivale a una modificación ya vigente de la NIA-ES 501.
La IA puede ayudarnos a contar mejor y a detectar dónde mirar. El auditor sigue teniendo que determinar qué demuestra la evidencia obtenida.
Porque, incluso cuando el inventario cuadra, todavía puede haber buenas razones para seguir haciendo preguntas.
Fuentes y referencias
- ICAC — NIA-ES 501: Evidencia de auditoría. Consideraciones específicas para determinadas áreas. Apartados 4–8 y A1–A16.
- IAASB — Material orientativo sobre documentación al utilizar herramientas y técnicas automatizadas. Material no normativo.
- IAASB — Proyecto ISA 500 Series. Proyecto de revisión; no constituye una norma vigente.
