7 MIN LECTURA
Una auditoría no debería empezar el día que llega el auditor.
Para muchas empresas, afrontar por primera vez una auditoría de cuentas genera incertidumbre. Aparece una larga lista de documentación solicitada, preguntas sobre operaciones que parecían rutinarias, confirmaciones a bancos, clientes o proveedores y peticiones de facturas, contratos, nóminas o actas.
Y surge una pregunta bastante lógica: ¿por qué necesita el auditor toda esta información?
Entender cómo funciona una auditoría antes de comenzarla puede ahorrar mucho tiempo tanto a la empresa como al equipo auditor y, sobre todo, contribuir a que el proceso sea considerablemente más eficiente.
Antes de empezar: ¿qué hace realmente un auditor?
Una auditoría no consiste en revisar una por una todas las operaciones realizadas por una empresa.
El objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada que le permita alcanzar una seguridad razonable para expresar una opinión sobre los estados financieros.
Para conseguirla, puede utilizar procedimientos muy diferentes: inspeccionar documentación, realizar cálculos, aplicar procedimientos analíticos, solicitar confirmaciones externas, observar determinados procesos o seleccionar muestras de operaciones.
Por eso una empresa que se audita por primera vez puede sorprenderse al comprobar que el auditor no solicita únicamente el balance o la cuenta de pérdidas y ganancias. Necesita entender qué hay detrás de esos números.
1. La contabilidad debe estar cerrada antes de la auditoría
Parece evidente, pero es uno de los puntos que más condicionan la eficiencia del trabajo.
Si durante la auditoría continúan modificándose saldos, registrándose facturas o realizándose ajustes relevantes, parte del trabajo realizado puede tener que repetirse.
Antes de entregar la información al auditor conviene haber realizado, entre otras, las principales tareas de cierre: conciliaciones bancarias; revisión de clientes y proveedores; amortizaciones; periodificaciones; conciliaciones fiscales y laborales; revisión de provisiones y deterioros; inventarios; operaciones con empresas del grupo y partes vinculadas; revisión de hechos posteriores relevantes; y preparación del borrador de las cuentas anuales.
Cuanto más estable sea la información de partida, más eficiente será el proceso.
2. El auditor va a pedir mucha documentación. Y tiene un motivo.
Uno de los comentarios más habituales durante una primera auditoría es: “¿Pero todo esto hace falta?”
La respuesta, en muchos casos, es sí.
La Ley de Auditoría de Cuentas establece que las entidades auditadas deben facilitar la información necesaria para realizar el trabajo y que los auditores, a su vez, deben requerir aquella información que necesiten para emitir su informe.
Además, las normas de auditoría parten de que la dirección facilitará al auditor acceso a los registros, documentación y demás información relevante, así como aquella información adicional que pueda solicitar durante el trabajo.
No se trata, por tanto, de pedir documentación por pedirla. El auditor necesita construir evidencia que sustente sus conclusiones.
3. Que el auditor pregunte no significa que haya encontrado un problema
El auditor pregunta por qué ha aumentado un determinado gasto, solicita explicaciones sobre una operación extraordinaria o quiere entender las condiciones de un contrato. Eso no significa necesariamente que haya detectado una incorrección.
Para auditar unas cuentas es necesario conocer el negocio: cómo obtiene ingresos la empresa, cuáles son sus principales costes, qué sistemas utiliza, qué riesgos existen, quién autoriza determinadas operaciones o qué cambios importantes se han producido durante el ejercicio.
Muchas de las preguntas del auditor forman parte precisamente de ese proceso de conocimiento. Una buena auditoría empieza mucho antes de comprobar facturas. Empieza entendiendo la empresa.
4. ¿Por qué selecciona unas facturas y no otras?
Porque una auditoría no consiste normalmente en revisar el 100 % de las operaciones.
El auditor diseña procedimientos atendiendo, entre otros factores, a los riesgos identificados y a la importancia relativa de las diferentes áreas. En determinadas pruebas utilizará técnicas de muestreo para seleccionar operaciones sobre las que obtener evidencia.
Por eso puede pedir 20 facturas de un determinado tipo y ninguna de otro, o concentrar buena parte de su trabajo en un área concreta. La selección no debería interpretarse como una sospecha sobre esas operaciones. Forma parte de la metodología de auditoría.
5. “Pero si ya te he enviado el Excel…”
Probablemente una de las frases que más escuchamos los auditores. Y también una de las mejores oportunidades para explicar en qué consiste nuestro trabajo.
Un Excel preparado por la propia empresa puede ser extraordinariamente útil, pero el auditor debe valorar la fiabilidad de la información utilizada como evidencia.
En función de la prueba que esté realizando, puede necesitar comprobar de dónde procede esa información, reconciliarla con la contabilidad o contrastarla con documentación adicional.
El objetivo no es acumular documentos. Es poder responder a una pregunta mucho más importante: ¿qué evidencia sustenta esta cifra?
6. Habrá información que el auditor quiera obtener directamente de terceros
Durante una auditoría es habitual solicitar confirmaciones externas. Bancos, asesores jurídicos, clientes, proveedores u otras contrapartes pueden formar parte del proceso.
Esto tampoco implica que exista un problema. La evidencia obtenida de fuentes externas independientes puede aportar un grado de fiabilidad diferente a la generada internamente por la propia entidad.
7. Designar un interlocutor interno ahorra muchísimo tiempo
Una de las mejores decisiones que puede adoptar una empresa antes de comenzar su primera auditoría es determinar quién coordinará internamente el proceso.
No significa que esa persona tenga que responder a todo. Significa que centralizará las solicitudes y las distribuirá entre contabilidad, fiscal, recursos humanos, dirección, asesoría jurídica o cualquier otro departamento cuando sea necesario.
Esto evita peticiones duplicadas, versiones diferentes de un mismo documento y correos cruzados entre numerosos interlocutores. En organizaciones de cierto tamaño, una buena coordinación puede marcar una diferencia enorme.
8. Preparar la documentación antes de que llegue el auditor
Si la empresa conoce con antelación la documentación que será necesaria, buena parte del trabajo puede prepararse antes del inicio de la auditoría.
Una carpeta estructurada podría incluir información financiera; bancos y financiación; clientes y proveedores; inmovilizado; personal; información fiscal; documentación legal y societaria; y otra información relevante como subvenciones, operaciones vinculadas, compromisos, contingencias o acontecimientos posteriores al cierre.
La documentación concreta dependerá siempre de las características de cada empresa y de los riesgos identificados por el auditor.
9. No espere al último día para comunicar una operación compleja
Una adquisición, una reestructuración, una subvención importante, un nuevo contrato de financiación, una operación entre empresas del grupo o un litigio significativo pueden tener implicaciones contables relevantes.
Comentarlo cuando las cuentas anuales están prácticamente terminadas suele complicar innecesariamente el proceso. La comunicación temprana permite analizar la operación con tiempo y determinar qué documentación será necesaria para auditarla.
Y aquí existe una distinción importante: el auditor puede analizar y auditar el tratamiento contable adoptado por la empresa, pero la responsabilidad sobre las cuentas anuales continúa correspondiendo a la entidad. Colaboración no significa sustituir a la dirección en sus responsabilidades.
10. Una auditoría eficiente requiere colaboración de las dos partes
La independencia del auditor es esencial. Pero independencia no significa ausencia de comunicación.
Una buena relación profesional entre empresa y auditor permite resolver dudas antes, anticipar problemas, organizar mejor la documentación y reducir interrupciones durante el trabajo.
La empresa debe facilitar la información necesaria. El auditor, por su parte, debería explicar adecuadamente qué necesita, organizar sus solicitudes y tratar de minimizar el impacto de su trabajo sobre la actividad ordinaria de la organización.
La auditoría funciona mejor cuando ambas partes entienden su papel.
La primera auditoría también puede ser una oportunidad
La primera auditoría suele exigir un esfuerzo adicional. El auditor tiene que conocer por primera vez el negocio, sus sistemas, sus procesos y sus riesgos. Y la empresa debe acostumbrarse a una metodología de trabajo que probablemente no conocía.
Pero ese esfuerzo también puede tener efectos positivos. El proceso obliga a ordenar documentación, revisar conciliaciones, analizar determinados procedimientos y explicar con detalle cómo se generan algunas cifras de los estados financieros.
Y muchas empresas descubren entonces algo importante: prepararse bien para una auditoría también significa conocer mejor su propia información financiera.
Por eso, si una empresa va a afrontar su primera auditoría, quizá el mejor consejo sea también el más sencillo:
no espere a que llegue el auditor para empezar a prepararla.
En SoyAuditor queremos acercar la auditoría no solo a quienes ejercen la profesión, sino también a las empresas, estudiantes y profesionales que conviven con ella. Porque entender mejor qué hacemos también ayuda a poner en valor nuestra profesión.
