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Contratar por primera vez una auditoría de cuentas suele generar muchas preguntas. ¿Qué va a pedir el auditor? ¿Cuándo empieza realmente el trabajo? ¿Qué reuniones habrá? ¿Qué documentación debe preparar la empresa? ¿Cuándo se comentan los ajustes o incidencias? ¿Y en qué momento se emite el informe?
Una auditoría no empieza cuando el equipo auditor solicita el mayor contable ni termina simplemente cuando finalizan las pruebas. Es un proceso que requiere planificación, conocimiento de la entidad, evaluación de riesgos, obtención de evidencia y comunicación con la dirección y, cuando corresponda, con los responsables del gobierno de la entidad.
1. Antes de empezar: definir interlocutores y calendario
Uno de los primeros pasos consiste en organizar el trabajo. Auditor y empresa necesitan identificar quiénes serán los principales interlocutores y fijar un calendario razonable para los hitos del encargo.
En esa planificación suelen abordarse cuestiones como las fechas previstas para el trabajo preliminar y final, el cierre contable, la asistencia a inventarios cuando proceda, las confirmaciones externas, la disponibilidad de la documentación, la formulación de las cuentas anuales y la fecha objetivo para la emisión del informe.
Cuanto antes se coordinen estos hitos, menor será el riesgo de que determinadas solicitudes se concentren en los últimos días del proceso.
2. La reunión de planificación no sirve solo para hablar de fechas
La planificación tiene una finalidad mucho más importante que acordar cuándo realizará su trabajo el equipo auditor. El auditor necesita comprender la empresa y su entorno para identificar y valorar los riesgos que pueden afectar a las cuentas anuales y diseñar procedimientos que respondan a ellos.
Por eso es habitual hablar de la actividad de la compañía, su modelo de negocio, fuentes de ingresos, financiación, estructura societaria, sistemas de información, procesos relevantes, cambios respecto al ejercicio anterior, operaciones no habituales, estimaciones contables, litigios, partes vinculadas o acontecimientos que puedan tener impacto en las cuentas.
En una primera auditoría esta fase adquiere especial importancia porque el auditor todavía no dispone del conocimiento acumulado de ejercicios anteriores.
3. Conocer la empresa para identificar los riesgos
El enfoque de una auditoría se construye en función de los riesgos. No todas las empresas tienen los mismos riesgos y tampoco todas las áreas de unas cuentas anuales requieren exactamente la misma respuesta.
Una empresa industrial puede exigir especial atención a existencias y costes de producción; una compañía de servicios puede presentar riesgos diferentes en el reconocimiento de ingresos; una entidad muy financiada puede requerir un análisis relevante de deuda, cumplimiento de condiciones contractuales o continuidad; y una empresa que haya implantado un nuevo sistema informático puede introducir riesgos distintos a los del ejercicio anterior.
El objetivo del conocimiento del negocio es precisamente poder adaptar la respuesta de auditoría a esas circunstancias, no aplicar mecánicamente el mismo programa de trabajo a todas las entidades.
4. La solicitud de documentación
A partir de la planificación, el equipo auditor suele preparar una relación de información necesaria para realizar el trabajo. Puede incluir balances, mayores, conciliaciones, contratos, actas, información fiscal, detalle de inmovilizado, existencias, clientes, proveedores, financiación, nóminas, operaciones vinculadas y otra documentación relacionada con las áreas relevantes.
La lista no debe entenderse como una colección de documentos que simplemente hay que entregar. El auditor necesita obtener evidencia suficiente y adecuada sobre las cifras y revelaciones incluidas en las cuentas anuales, por lo que durante el trabajo pueden surgir solicitudes adicionales a medida que se analice la información.
5. Trabajo preliminar y trabajo de cierre
Siempre que las circunstancias lo permitan, una parte del trabajo puede adelantarse antes del cierre. Esto permite conocer procesos y controles, realizar determinadas pruebas y anticipar cuestiones que, de otro modo, aparecerían cuando el calendario es más exigente.
Tras el cierre del ejercicio se trabaja sobre las cifras definitivas y sobre aquellas áreas que necesariamente dependen del cierre contable. La distribución concreta del trabajo dependerá de cada entidad y del enfoque de auditoría diseñado.
6. ¿Qué ocurre cuando el auditor detecta una diferencia?
Durante una auditoría pueden aparecer diferencias, estimaciones que requieren discusión, documentación pendiente o cuestiones que necesitan una explicación adicional. Detectar una diferencia no significa automáticamente que el informe vaya a contener una salvedad.
Las incidencias se analizan considerando su naturaleza, magnitud y contexto. Algunas pueden resolverse aportando evidencia adicional; otras pueden dar lugar a ajustes en las cuentas; y determinadas cuestiones pueden terminar teniendo consecuencias en el informe si resultan relevantes y no quedan adecuadamente resueltas.
7. Las reuniones previas al informe
Antes de emitir el informe es habitual mantener comunicaciones con la dirección para revisar el estado del trabajo, las cuestiones pendientes y las conclusiones relevantes. En función de la estructura de gobierno de la entidad y de las circunstancias del encargo, también existirán las comunicaciones que correspondan con los responsables del gobierno.
Estas reuniones permiten evitar que una cuestión importante aparezca por sorpresa al final del proceso. También sirven para coordinar la resolución de documentación pendiente, discutir posibles ajustes y conocer la versión definitiva de las cuentas anuales que será objeto del informe.
8. La emisión del informe no es un trámite administrativo
El informe es la culminación del proceso de auditoría. Para llegar a él, el auditor debe haber obtenido evidencia suficiente y adecuada que le permita formarse una opinión sobre las cuentas anuales.
Por eso fijar una fecha objetivo de informe es útil para organizar el trabajo, pero no significa que el auditor pueda emitirlo si siguen existiendo cuestiones relevantes pendientes de resolver o si todavía no dispone de la evidencia necesaria.
9. Cómo puede prepararse una empresa para su primera auditoría
- Definir desde el principio quién coordinará la auditoría dentro de la empresa.
- Acordar con antelación los principales hitos y fechas.
- Comunicar al auditor los cambios relevantes del ejercicio y no esperar al cierre para explicar operaciones complejas.
- Preparar conciliaciones y documentación soporte de las principales partidas.
- Coordinar con tiempo inventarios, confirmaciones externas y otras actuaciones sujetas a fechas concretas.
- Centralizar las solicitudes y controlar qué documentación está entregada y cuál sigue pendiente.
- Reservar tiempo para resolver preguntas e incidencias antes de la fecha prevista para el informe.
10. Una buena primera auditoría empieza antes del cierre
La mejor forma de afrontar una primera auditoría no consiste en intentar preparar todos los documentos posibles, sino en establecer una buena coordinación desde el principio. El auditor debe comprender la entidad y sus riesgos; la empresa debe conocer el calendario, los interlocutores y la información que será necesaria.
Cuando existe comunicación, anticipación y una adecuada organización de los hitos, el proceso puede ser mucho más eficiente sin reducir en ningún momento la independencia, el alcance ni la calidad de la auditoría.
En soy|auditor queremos explicar también esta parte de la profesión: qué ocurre antes de que el lector vea las pocas páginas que finalmente componen un informe de auditoría. Si quieres ir un paso más allá, puedes ver también cómo sacar el máximo rendimiento a una auditoría financiera, cómo se planifica una auditoría y por qué el control interno es relevante para entender los riesgos de la empresa.
